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Postado em em 28 de maio de 2020

Lista Suspensa em Cascata no Excel (Validação de Dados Condicional)

Nesse post vamos te mostrar o que é e como você pode construir uma Lista Suspensa em Cascata no Excel para suas análises e planilhas!

Caso prefira esse conteúdo no formato de vídeo-aula, assista ao vídeo abaixo!

Para baixar a planilha utilizada nesta publicação, clique aqui!

O que é uma Lista Suspensa em Cascata?

Uma lista suspensa nada mais é do que uma seleção prévia de alguns dados para que o usuário possa em seguida selecionar somente essas opções da lista, assim evitando erros e informações incorretas ao registrar uma informação.

A lista em cascata é uma combinação dessa lista suspensa, ou seja, quando selecionarmos uma opção na primeira lista, o usuário terá uma lista específica para aquela seleção, desta forma é possível descer em alguns níveis dependendo da necessidade do usuário.

 

Quando utilizar uma Validação de Dados Condicional?

Uma lista neste formato é utilizada quando o usuário precisa categorizar suas informações. Neste caso exemplo temos áreas de trabalho e dentro de cada área teremos seus respectivos cargos, portanto neste caso ao selecionar uma das áreas de vendas na célula seguinte só teremos as opções de cargo daquela área em específico.

Desta forma o usuário não se confunde nem erra na hora de preencher certos dados, então além de facilitar a seleção de dados é possível evitar erros ao preencher essas informações.

 

Como criar uma Lista Suspensa em Cascata?

Inicialmente vamos analisar a planilha inicial que temos com as informações dos funcionários de uma empresa.

 

Tabela inicial

Tabela inicial

 

É possível observar que temos algumas informações importantes sobre cada um dos funcionários, no entanto temos uma segunda aba onde temos os cargos específicos de cada uma das áreas que podem diferir das outras áreas.

 

Tabela de cargos por cada área de atividade

Tabela de cargos por cada área de atividade

 

É a partir dessas informações que vamos criar a lista suspensa em cascata. Lembrando que se trata de um exemplo e o usuário poderá modificar para adaptar a sua necessidade.

Nesta segunda aba é possível observar que temos 6 diferentes áreas e alguns cargos diferentes para cada uma delas. Então o objetivo é ao selecionar uma área na planilha o Excel nos habilitar somente os cargos disponíveis para aquela área em específico.

Para iniciar com a criação dessa lista o primeiro passo é selecionar todas as informações da coluna C (para isso o usuário poderá selecionar a primeira célula e em seguida pressionar CTRL+SHIFT+SETA PARA BAIXO) que é referente a área dos funcionários e ir até a opção de Validação de Dados que se encontra na guia Dados.

 

Ferramenta de Validação de Dados

Ferramenta de Validação de Dados

 

Feito isso o Excel irá abrir uma nova janela para que possamos configurar essa validação de dados.

 

Configurações da validação de dados

Configurações da validação de dados

 

Nesta janela vamos alterar a parte de Permitir para Lista e em seguida na parte de Fonte, vamos até a aba Opções e selecionar somente as áreas da empresa que se encontra na primeira linha de cada coluna.

Feito isso todas as células da coluna de área ficarão com uma seta ao selecionar a célula, e ao clicar nessa seta teremos somente as opções de cargos que foram selecionadas. Desta forma o usuário não precisa escrever manualmente e não consegue inserir um dado diferente do que foi colocado na lista.

 

Resultado da validação de dados - Lista Suspensa em Cascata

Resultado da validação de dados

 

Isso é muito importante, pois evita erros na hora do cadastro e evita erros em fórmulas caso o usuário esteja utilizando alguma para fazer alguma análise dentro da planilha, ou seja, caso o usuário esteja analisando todas as áreas e alguém escreveu algum nome errado.

Esse nome errado deixaria de ser contabilizado podendo gerar um erro, desta forma evitamos esse tipo de erro e limitamos o usuário a escolher somente o que está na lista e nada mais.

Para dar seguimento ao processo de lista em cascata vamos precisar “informar” ao Excel quais serão as informações que ele precisa buscar, para isso vamos primeiramente ir até a guia opções, em seguida vamos selecionar o primeiro intervalo de cargos.

 

Selecionando todos os cargos de uma área

Selecionando todos os cargos de uma área

 

Feito isso vamos agora renomear esse intervalo, ou seja, vamos dizer ao Excel que esse intervalo tem um nome específico, que é exatamente o nome da área que esses cargos se encontram. Então onde temos A2 logo ao lado esquerdo da barra de fórmulas e acima do número 1, vamos alterar o nome para Compras.

 

Alterando o nome do intervalo selecionado - Lista Suspensa em Cascata

Alterando o nome do intervalo selecionado

 

Feito isso vamos repetir o procedimento para todas as outras áreas, lembrando de selecionar os cargos e em seguida renomear o intervalo para o nome da área analisada.

Ao finalizar de renomear cada um dos intervalos vamos voltar a primeira aba e selecionar todas as informações da coluna D, que é a coluna de cargo para que possamos inserir outra validação de dados.

 

Configuração da validação de dados para os cargos

Configuração da validação de dados para os cargos

 

Neste caso vamos utilizar a fórmula INDIRETO para que o Excel possa entender que a palavra que está na coluna de área se trata de um intervalo e não somente da palavra em si que está na célula.

Desta forma o Excel entende que precisa retornar o intervalo que foi renomeado com aquele cargo, assim teremos uma lista somente com as opções de cargo daquela área em específico.

Dentro do parêntese colocamos apenas C2 (sem trancamentos), pois o Excel irá fazer a validação de dados para todo o nosso intervalo, então quando for para a linha seguinte ele irá considerar a célula C3, depois C4 e assim por diante, ou seja, ele já faz isso automaticamente, só precisamos informar a primeira célula do intervalo que terá como referência.

 

Resultado da segunda validação de dados - Lista Suspensa em Cascata

Resultado da segunda validação de dados

 

Feito isso teremos nossa validação de dados vinculada a área, no entanto repare que temos alguns triângulos verdes em algumas células, isso indica que o texto que está naquela célula não corresponde com as informações da lista.

 

Lista da validação de dados para os cargos

Lista da validação de dados para os cargos

 

Isso ocorre porque ao preencher a lista o usuário preencheu alguns cargos de forma errada, ou seja, como estava sem essa lista o Excel permitiu com que ele fizesse isso. É possível observar que na área de financeiro temos apenas 4 cargos e Estagiário 2 não é um deles, por isso ficou desta forma.

Agora caso o usuário vá cadastrar um novo funcionário e tente colocar financeiro com o cargo de estagiário 2 por exemplo o Excel não irá permitir.

 

Erro ao inserir um dado diferente da lista

Erro ao inserir um dado diferente da lista

 

Os próximos registros serão apenas com as opções de cada área conforme foi configurado.

 

Lista para as novas áreas criadas - Lista Suspensa em Cascata

Lista para as novas áreas criadas

 

Portanto nesta aula foi possível aprender como fazer uma lista suspensa em cascata para que o usuário consiga obter somente as informações relacionadas ao dado anterior, assim além de evitar erros limita o range de opções que o usuário tem para registrar uma nova informação.

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