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Postado em em 6 de agosto de 2019

INDICADORES DE DESEMPENHO com GRÁFICO no EXCEL

Nessa publicação vamos mostrar como criar Indicadores de Desempenho e como colocar esses indicadores em um gráfico no Excel!

Caso prefira esse conteúdo no formato de vídeo-aula, assista ao vídeo abaixo!

Para baixar a planilha utilizada nessa aula clique aqui!

O que são os Indicadores de Desempenho?

Indicadores de desempenho nada mais são do que análises que nos indicam como está o crescimento ou a queda de determinados valores. Neste caso vamos utilizar esses indicadores para verificar o desempenho de vendas ocorridas nos anos de 2017 e 2018, portanto será possível analisar qual o crescimento que tivemos (podendo ser positivo ou negativo). Esse crescimento será dado em porcentagem e será nosso indicador de desempenho, pois com ele será possível analisar se o crescimento foi positivo ou negativo.

 

Tabela base

Tabela base

 

Quando utilizar os Indicadores de Desempenho?

Vamos utilizar esses indicadores em alguns casos para facilitar a análise de uma tabela de dados, para que seja possível analisar de forma mais rápida e visual o crescimento ou o decaimento de desses dados. Portanto, assim como outras formas de análise os indicadores de desempenho vão auxiliar nessa análise e ao criarmos um gráfico ficará ainda mais visível esse crescimento dos dados.

Lembrando que para análise de dados em uma tabela um gráfico sempre facilita essa análise resumindo esses dados para que seja possível visualizar de forma rápida e efetiva o que está acontecendo com os dados em geral.

Ao final teremos uma análise completa e bem visível desses dados com os indicadores (também bem visíveis por conta das cores utilizadas) e um gráfico desses indicadores para que facilite a visualização desses dados como um todo.

 

Planilha finalizada

Planilha finalizada

 

Como utilizar esses indicadores?

Tendo como base a figura anterior para a criação das nossas análises o primeiro passo é construir a coluna de crescimento (que será o nosso indicador de desempenho) para que possamos analisar o desempenho das vendas dos anos de 2017 e 2018. Portanto vamos calcular o percentual que aumentou ou diminuiu do ano de 2017 para o ano de 2018 nessas vendas.

Para isso vamos utilizar uma fórmula simples, que será mostrada abaixo.

 

Calculando a variação percentual

Calculando a variação percentual

 

Com essa fórmula é possível calcular apenas o crescimento ou decaimento de um ano para o outro. Para isso temos a divisão de um ano pelo outro que dá a relação dos valores nos anos selecionados menos 1 que representa 100%. Portanto, estamos pegando a relação de um valor pelo outro e subtraindo 1 para que seja possível encontrar quanto tivemos de aumento ou decaimento de um ano para outro.

Resumindo, a divisão é para verificar quanto um valor representa do outro e a subtração do valor 1 é para pegarmos apenas o que aumentou o diminuiu, caso contrário estaríamos pegando o percentual que representa o valor de 2018 para o valor de 2017. Isso quer dizer que R$12.546 representa 52% do valor de 2017, então ao subtrair os 100% para verificar o aumento, temos que do ano de 2017 para 2018 o aumento foi de -48%, ou seja, não foi um aumento e sim um redução do ano de 2017 para o ano de 2018.

Feito isso, teremos o seguinte resultado na célula E4, lembrando de formatá-la como porcentagem para que tenhamos o resultado de forma mais visível.

 

Indicador de desempenho calculado

Indicador de desempenho calculado

 

Agora basta estender a fórmula para as demais células dessa coluna para completarmos a coluna de porcentagem de crescimento.

 

Arrastando a fórmula

Arrastando a fórmula

 

Vamos agora fazer uma formatação condicional para preencher as células com porcentagens positivas de verde e as negativas de vermelho. Isso é mais uma ferramenta para melhorar a visualização desses dados.

Para acessar uma aula de formatação condicional, clique aqui.

 

Aplicando a formatação condicional

Aplicando a formatação condicional

 

É possível observar que fica mais fácil analisar os dados com as cores, sabendo que em verde temos as porcentagens positivas e em vermelho temos as porcentagens negativas.

O próximo passo é a criação do gráfico inteligente dos dados de 2018, ou seja, esse gráfico vai mostrar os dados desse ano com a mesma formatação da coluna da porcentagem de crescimento. Portanto se o crescimento for positivo teremos as barras do gráfico em verde e se forem negativas teremos as barras do gráfico em vermelho.

Para a criação desse gráfico será necessária a utilização de duas colunas auxiliares. Na primeira vamos colocar a seguinte fórmula.

 

Indicador de desempenho auxiliar

Indicador de desempenho auxiliar

 

Caso a porcentagem seja positiva vamos pegar o valor do ano de 2018, caso contrário essa célula vai receber o valor 0.

 

Resultado da Coluna

Resultado da Coluna

 

É possível observar que teremos os seguintes resultados para a primeira coluna auxiliar. Agora vamos criar a segunda coluna auxiliar que terá uma fórmula oposta a que utilizamos, ou seja, se a porcentagem for negativa é que vamos pegar o valor do ano de 2018.

 

Indicadores de desempenho no caso negativo

Indicadores de desempenho no caso negativo

 

Feito isso teremos as duas colunas auxiliares completas para que possamos criar o nosso gráfico inteligente.

 

Colunas auxiliares prontas

Colunas auxiliares prontas

 

É possível observar que quando a porcentagem é positiva temos os valores do ano de 2018 na primeira coluna, e quando essa porcentagem é negativa temos os valores deste ano na segunda coluna.

Agora é possível começar a criação do gráfico, para isso será necessário selecionar os dados da primeira coluna auxiliar e criar um gráfico de barras.

 

Gráfico de colunas

Gráfico de colunas

 

Feito isso é possível observar um gráfico que possui algumas lacunas, que correspondem exatamente a segunda coluna auxiliar.

 

Indicadores de desempenho no gráfico

Indicadores de desempenho no gráfico

 

Para adicionar os dados da segunda coluna auxiliar no gráfico é necessário clicar no gráfico com o botão direito e selecionar a opção Selecionar Dados.

 

Selecionar Dados

Selecionar Dados

 

Ao selecionar essa opção será aberta uma janela, nela será possível adicionar os dados da outra coluna auxiliar. Para isso basta clicar na opção Adicionar e selecionar os dados da coluna desejada.

 

Adicionar dados

Adicionar dados

 

Após a seleção dos dados teremos a seguinte janela preenchida.

 

Editar série

Editar série

 

Após pressionar OK teremos o gráfico preenchido com as informações das duas colunas auxiliares.

 

Indicadores de desempenho no gráfico

Indicadores de desempenho no gráfico

 

O gráfico ainda não está completo, é preciso modificar algumas configurações para que o gráfico fique como foi mostrado no início. O próximo passo é deixar as distâncias entre as barras iguais, para que o gráfico fique bem formatado. (Essa diferença entre espaços ocorre porque o gráfico foi feito com duas séries de dados diferentes).

Para fazer essa alteração basta clicar com o botão direito na coluna azul e selecionar a opção Formatar Série de Dados.

 

Formatar série de dados

Formatar série de dados

 

Feito isso será aberta uma aba a direita do programa e nela vamos selecionar a opção Eixo Secundário.

 

Eixo Secundário

Eixo Secundário

 

Feito isso o gráfico ficará com as distâncias iguais entre as barras e consequentemente melhor formatado.

 

Indicadores de desempenho no gráfico

Indicadores de desempenho no gráfico

 

A próxima alteração a ser feita no gráfico é a mudança de cor do gráfico. Vamos modificar a cor laranja para vermelho e a cor azul para verde para que o gráfico fique compatível com a coluna de porcentagem de crescimento, fazendo com que a visualização desses dados fique sempre mais fácil para quem estiver utilizando essa tabela e gráfico.

 

Alterando a formatação das colunas

Alterando a formatação das colunas

 

Continuando nossa melhoria no gráfico vamos remover as linhas (basta clicar em uma delas e pressionar delete) e vamos deletar os dois eixos que temos (um a esquerda e um a direita, utilizando o mesmo procedimento).

 

Formatando o gráfico

Formatando o gráfico

 

Desta forma estamos deixando nosso gráfico menos poluído com informações que por hora não serão importantes para essa análise. Feito isso vamos trocar os números embaixo do gráfico pelos nomes dos meses que estamos analisando, até porque fica mais intuitivo a visualização quando temos os dados corretamente inseridos.

Para inserir os nomes basta clicar com o botão direito do mouse no gráfico e selecionar a opção Selecionar Dados. Nesta janela que será aberta vamos agora clicar na opção Editar.

 

Adicionando legendas

Adicionando legendas

 

Feito isso vamos selecionar as células que contém os meses e pressionar OK. E sem seguida vamos repetir o processo para a Série 2.

 

Selecionando a legenda

Selecionando a legenda

 

Ao finalizar teremos o gráfico com o nome dos respectivos meses no eixo horizontal.

 

Gráfico legendado

Gráfico legendado

 

Para deixar o gráfico ainda melhor vamos para as partes finais. Vamos deletar o título do gráfico, vamos acrescentar as porcentagens em cada uma das barras para que seja possível saber a quanto aquela barra corresponde.

Para acrescentar a porcentagem é necessário clicar em uma das barras do gráfico, selecionar o símbolo de + que aparece logo ao lado, ir até a opção Rótulos de Dados e selecionar a opção Base Interna.

 

Adicionando rótulo de dados

Adicionando rótulo de dados

 

Feito isso os rótulos foram acrescentados ao gráfico, no entanto não temos ainda as porcentagens, temos apenas os dados das colunas auxiliares como rótulos. Então temos que fazer uma modificação para que o Excel nos mostre a porcentagem ao invés desses valores.

Para isso vamos clicar com o botão direito em um desses rótulos e selecionar a opção Formatar Rótulos de Dados.

 

Formatar indicadores de desempenho

Formatar indicadores de desempenho

 

Será aberta novamente uma aba na lateral do programa. Nesta aba vamos selecionar a opção Valor a Partir das Células.

 

Valor a partir das células

Valor a partir das células

 

Ao selecionar essa opção o Excel irá mostrar uma janela para que o usuário selecione os dados desejados. Nesta nova janela vamos selecionar os valores da coluna de porcentagem de crescimento.

 

Adicionando os indicadores de desempenho

Adicionando os indicadores de desempenho

 

Ao pressionar OK as porcentagens serão adicionadas ao gráfico, no entanto os rótulos agora possuem as porcentagens e os valores que tínhamos antes. Para remover esses valores e deixar apenas as porcentagens vamos desmarcar a caixa de Valor na aba que ainda está aberta.

 

Indicadores prontos

Indicadores prontos

 

É possível observar as porcentagens nas partes inferiores das barras, no entanto a cor desses rótulos não ajuda muito a visualização deles, portanto vamos alterar essa visualização.

Para isso vamos na parte de formatação desses rótulos novamente, mas agora vamos selecionar a opção de preenchimento (símbolo de um balde). Vamos escolher a opção de Preenchimento Sólido, escolher uma cor e é possível também modificar a transparência desse preenchimento.

 

Formatando os rótulos

Formatando os rótulos

 

E para melhor visualizar essa porcentagem podemos agora modificar a cor da fonte para branco na guia Página Inicial do Excel.

 

Mudando a cor do indicador de desempenho

Mudando a cor do indicador de desempenho

 

Por fim temos o nosso gráfico completo com as informações que precisamos sendo mostradas de forma direta para que o usuário consiga fazer análises de forma rápida e efetiva com base nos dados da tabela.


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