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Postado em em 9 de dezembro de 2021

Gráfico de Gantt no Excel: Tutotorial com Modelo p/ Download!

Você já ouviu falar sobre o Gráfico de Gantt no Excel? Se ainda não, está perdendo uma ótima oportunidade de otimizar o seu trabalho.

Mas, fique tranquilo, porque nós vamos mostrar os principais pontos aqui. A seguir, você vai descobrir:

  • O Que É o Gráfico de Gantt?
  • Qual a Origem do Gráfico de Gantt?
  • Para Que Serve o Gráfico de Gantt?
  • Quando Utilizar Esse Gráfico?
  • Quais elementos compõem um Gráfico de Gantt?
  • Construindo um Gráfico de Gantt no Excel (Modelo para Download)
  • Conclusão

Se preferir, o conteúdo também está disponível em vídeo. Basta dar play logo abaixo!

Aproveite as nossas dicas!

Para baixar a planilha utilizada nessa aula clique aqui!

O Que É o Gráfico de Gantt?

O Gráfico de Gantt no Excel, também conhecido como Diagrama de Gantt, é um “documento” muito utilizado no controle e análise de projetos.

Dizemos isso porque ele permite que o usuário gerencie as diversas atividades e faça a relação entre elas.

É possível integrar as demandas, por exemplo: estabelecer que a tarefa 3 só será iniciada quando a atividade 2 for finalizada.

Ou seja, dentro do projeto, construir e mostrar pré-requisitos entre uma atividade e outra.

Qual a Origem do Gráfico de Gantt?

Agora que você já sabe o que é o Gráfico de Gantt no Excel, podemos falar sobre a origem dele.

O método foi criado ainda no começo do Século XX, pelo engenheiro Henry Gantt (por isso o gráfico leva esse nome).

O lançamento da fórmula foi feito em 1903. No começo, Gantt desejava “apenas” organizar mais as tarefas da linha de produção da indústria onde atuava.

Mas, com o passar do tempo, ele descobriu que dava para criar uma lógica que ajudasse todas as equipes e, também, otimizasse os prazos de entrega aos clientes.

Foi dessa forma que ele conseguiu lançar um dos gráficos mais famosos no mundo todo e que, sem dúvidas, ajudaria muita gente.

Também é interessante saber que Henry Gantt foi engenheiro mecânico e gestor, nascido em 1861.

No papel da liderança, ele se destacava tanto, que chegava a prestar consultoria para outras empresas.

O engenheiro morreu em 1919, mas deixou para trás, um legado gigante.

Para Que Serve o Gráfico de Gantt?

O Gráfico de Gantt serve para acompanhar o andamento das tarefas de uma ou mais equipes.

Com isso, também é possível conseguir as seguintes facilidades:

Dividir as Atividades

Depois de criar o cronograma de trabalho, com o exemplo do Gráfico de Gantt, é possível atribuir as tarefas entre profissionais e equipes.

A parte horizontal da ferramenta mostra o tempo decorrido, já a parte vertical exibe quanto às atividades (de cada pessoa e time) já andaram.

Mostrar Relações Entre as Atividades

O sucesso de qualquer empresa depende muito da integração. Mas isso não quer dizer que as pessoas devem, somente, conversar mais entre si.

O foco vai bem além disso. É fundamental que as atividades também sejam integradas.

Por exemplo, é importante que o time operacional veja o prazo de entrega do briefing comercial.

Simultaneamente, a equipe que realiza as entregas aos clientes também deve saber os prazos do pessoal do operacional.

Ou seja, tudo funciona em efeito cascata e, para que haja o controle, o Gráfico de Gantt no Excel é a aposta certa!

Definir Prazos de Entrega

Usar o gráfico ajuda a entender quais são as tarefas no total, de todas as equipes. E em seguida, pensar em quanto tempo cada time leva para a conclusão.

O passo seguinte é “bater o martelo” e colocar as datas de entregas.

Como o Gráfico de Gantt tem a linha do tempo (na horizontal) e integração de atividades (na vertical), tudo fica mais fácil.

Atribuir Responsáveis Pelas Atividades

Mais uma função do Gráfico de Gantt é auxiliar na atribuição de demandas.

No documento, dá para especificar quem serão as pessoas ou, ainda, as equipes “donas” de cada atividade.

Assim, tudo fica bem mais organizado e fácil de acompanhar, não é mesmo?

Acompanhar o Andamento

Bom, como dissemos, o famoso gráfico reúne as tarefas de várias equipes e ainda mostra uma linha do tempo.

Com esses dois recursos, todo mundo pode ver o quanto as atividades evoluíram — olhando para uma só equipe ou para o todo (os times no geral).

Isso é excelente, mas não só para o cumprimento de prazos, como para novos insights do que pode ser melhorado.

Um profissional pode perceber, por exemplo, que um processo aplicado no financeiro gera entraves para o operacional.

Quando Utilizar Esse Gráfico?

O bacana é que o Gráfico de Gantt no Excel pode ser usado por diversas empresas, independentemente do nicho de atuação.

Como foi dito anteriormente, esse gráfico é muito utilizado para a gestão de projetos nos quais as atividades serão dispostas em um cronograma.

Dessa forma, o usuário pode verificar o início e término de atividades e projetos.

Sem contar na visualização da relação entre cada uma das atividades, quais serão executadas primeiro, ao mesmo tempo, em sequência, entre outras opções.

Exemplo do Gráfico de Gantt

Exemplo do Gráfico de Gantt

Quais elementos compõem um Gráfico de Gantt?

Para que o Gráfico de Gantt no Excel funcione perfeitamente, você deve seguir as regras principais da proposta.

Ou seja, basicamente, o que queremos dizer é para você adotar o esqueleto do gráfico em questão.

Nesse caso, o esquema gráfico é composto de três partes bem claras.

3 etapas para elaborar um Gráfico de Gantt

Agora, sim, vamos descobrir como fazer o Gráfico de Gantt no Excel. Pode ficar tranquilo, porque tudo é bastante intuitivo. Assim, fica fácil desenvolver melhor o seu trabalho.

Confira as três partes que compõem o gráfico:

1. Liste as tarefas

Como dissemos, lá no início, o Gráfico de Gantt é uma ferramenta fundamental para controle e análise de projetos.

E, claro, não tem como estabelecer o controle sem saber do que é preciso cuidar. É por isso que a primeira tarefa é construir uma lista de tarefas.

Faça um levantamento de tudo o que você e sua equipe precisam entregar, seja na semana, no mês, enfim.

O mais importante é reunir todas as demandas, ok?

2. Defina a ordem e prioridades

O segundo passo é olhar para o conjunto de tarefas e definir o que é mais importante.

Aqui, pode aparecer uma grande dúvida: muitas vezes, diante de algumas atividades, parece que tudo é prioritário.

Daí, então, vem aquela velha frase de que “quando tudo é urgente, nada é urgente”. Ou seja, não tem como entregar um mundo de tarefas de uma só vez, por maior que seja a sua equipe.

A nossa dica, a partir disso, é avaliar o que pode acontecer em caso de atraso na conclusão de cada atividade.

Os resultados mais sérios, digamos assim, aí, sim, precisam ser prioritários.

3. Construa o cronograma

O terceiro passo é, enfim, fazer o Gráfico de Gantt. Nesse processo, claro, você vai precisar abrir o seu programa do Excel.

Depois disso, vem a tarefa de reunir todas as informações importantes para o seu trabalho.

Outros detalhes sobre a construção do Gráfico de Gantt no Excel é possível conferir no parágrafo: “Construindo Um Gráfico de Gantt no Excel?”.

Lembrando que também preparamos uma videoaula, caso você prefira assistir e ouvir as explicações, ao invés de ler o conteúdo.

Construindo um Gráfico de Gantt no Excel (Modelo para Download)

Embora o Excel não seja um programa específico para gestão de projetos, conseguimos fazer algumas modificações para criar o gráfico em questão.

Tudo para que você consiga executar uma análise de um projeto, saber a duração das atividades e ter controle sobre todo o andamento do trabalho.

Para iniciar vamos entender o básico de como são apresentadas as informações para a criação do Gráfico de Gantt no Excel.

Tabela para a construção do Gráfico de Gantt

Tabela para a construção do Gráfico de Gantt

As principais informações que vamos encontrar, em uma tabela para a criação do Gráfico de Gantt, são essas.

A tarefa que será executada, a data de início de cada tarefa e, por fim, a duração de cada uma delas. Claro que, nos programas próprios para isso, teremos diversas informações, mas o básico é isso.

Vamos então criar o gráfico do zero.  Para isso, iniciamos na aba Do Zero, depois basta  selecionar a coluna de Início (da célula B1 a B7). Feita essa parte, vamos até à guia Inserir e selecionar o gráfico de Barras Empilhadas.

Inserindo o gráfico de barras empilhadas

Inserindo o gráfico de barras empilhadas

Depois desses passos, já teremos um gráfico previamente construído, que iremos fazer algumas alterações para chegar ao gráfico desejado.

Gráfico de barras empilhadas criado

Gráfico de barras empilhadas criado

O gráfico não está como o exemplo que vimos no início, portanto, temos algumas alterações até que ele fique no formato correto.

Para o próximo passo, vamos selecionar o gráfico com o botão direito do mouse e selecionar a opção Selecionar Dados, para que possamos acrescentar a duração de cada tarefa.

Opção para selecionar dados para o gráfico

Opção para selecionar dados para o gráfico

Ao selecionar essa opção, o Excel irá abrir uma janela para a seleção desses dados.

Janela de seleção da fonte de dados

Janela de seleção da fonte de dados

Dentro dessa janela, vamos selecionar a opção Adicionar para acrescentar os novos dados à tabela.

Adicionando novos dados ao gráfico

Adicionando novos dados ao gráfico

Aqui vamos adicionar um nome e, em seguida, selecionar os dados que contêm a duração das atividades, que vai da célula C2 até C7. Depois, basta pressionar OK duas vezes para aplicar as alterações no gráfico.

Resultado dos novos dados adicionados

Resultado dos novos dados adicionados

Temos, então, a parte alaranjada sendo a duração das atividades. Como foi visto inicialmente, essa parte é que realmente importa para a análise das tarefas do projeto.

Outro ponto importante que foi possível notar no Gráfico de Gantt é que as atividades começam de cima para baixo, portanto, vamos efetuar essa inversão.

Para isso basta selecionar o eixo vertical e, em seguida, clicar com o botão direito nele e selecionar a opção Formatar Eixo.

Opção para formatar o eixo vertical

Opção para formatar o eixo vertical

Ao selecionar essa opção será aberta uma aba ao lado direito do programa, dentro dela vamos marcar a opção Categorias em ordem inversa.

Invertendo o eixo vertical

Invertendo o eixo vertical

Ao marcar essa caixa os dados do eixo vertical, ficarão invertidos, ou seja, o menor valor ficará em cima como no Gráfico de Gantt.

Gráfico após a inversão do eixo vertical

Gráfico após a inversão do eixo vertical

Como falamos anteriormente, o que importa para esse tipo de gráfico são as durações das tarefas, portanto, as colunas azuis não serão necessárias.

Como não é possível deletá-las e, na verdade, precisamos delas para que as durações fiquem corretas dentro do gráfico, vamos selecionar qualquer uma das barras azuis e ir até a guia Formato.

Em seguida, vamos selecionar a opção de Sem Preenchimento dentro do menu Preenchimento da Forma.

Alterando o preenchimento das barras azuis

Alterando o preenchimento das barras azuis

Ao fazer isso, retiraremos o preenchimento dessas barras, ou seja, vamos deixar elas sem cor alguma, desta forma, elas não aparecerão dentro do gráfico e teremos somente as informações de duração de cada tarefa.

Gráfico com as barras azuis sem preenchimento

Gráfico com as barras azuis sem preenchimento

Desta forma, estamos cada vez mais perto do resultado do nosso gráfico. Caso o usuário queira alterar a cor das barras que ficaram, basta seguir o mesmo procedimento, no entanto, escolhendo a cor desejada.

Na parte superior do gráfico, temos algumas datas para dar referência aos dados dentro do gráfico, mas a primeira data está bem distante da inicial que temos, portanto vamos alterar essa para melhorar a visualização dos dados.

Vamos repetir aqui o mesmo procedimento utilizado no eixo vertical, basta selecionar o eixo e, em seguida, clicar com o botão direito do mouse e selecionar a opção Formatar Eixo.

Alterando as configurações do eixo horizontal

Alterando as configurações do eixo horizontal

Nesta parte, vamos alterar os valores de Mínimo e Máximo e a quantidade Principal, para diminuir o número de datas na parte superior para melhorar a visualização.

Neste caso, estamos utilizando os números 43830 e 43840, pois toda data no Excel se refere a um número e todo número se refere a uma data.

Para saber qual intervalo utilizar, basta selecionar a coluna das datas e formatá-las como número que o usuário terá esses números e conseguirá colocar um intervalo que faça sentido e consiga abranger todas as atividades.

Alterando a formatação das datas para números

Alterando a formatação das datas para números

Com as datas dessa forma, fica mais fácil escolher um mínimo e máximo para deixar as atividades dentro desse intervalo.

Gráfico após configuração do eixo horizontal

Gráfico após configuração do eixo horizontal

Aqui temos o gráfico quase pronto sem muitos espaços em branco antes e depois para acomodar melhor os dados.

Para que o usuário consiga identificar melhor as atividades dentro do gráfico, podemos trocar os valores do eixo vertical que vão de 1 a 6 para os nomes de cada uma das tarefas.

Para isso, vamos novamente clicar com o botão direito no gráfico e selecionar a opção Selecionar Dados.

Janela para selecionar fonte de dados

Janela para selecionar fonte de dados

Vamos então selecionar a opção Editar, para que possamos editar os dados do eixo vertical.

Selecionando as tarefas

Selecionando as tarefas

Basta selecionar as células correspondentes aos nomes das tarefas e pressionar Ok duas vezes.

Gráfico com o nome das tarefas

Gráfico com o nome das tarefas

Agora o gráfico já fica com uma visualização melhor e mais explicativa sem que o usuário tenha a necessidade de sempre olhar a tabela para identificar cada uma das tarefas.

Para demonstrar, dentro de cada tarefa, a duração delas, basta selecionar as barras desejadas, clicar no símbolo de + e marcar a opção Rótulo de Dados.

Inserindo rótulo de dados

Inserindo rótulo de dados

Feito isso, os números serão inseridos dentro das barras das tarefas.

Resultado do rótulo de dados para a duração das tarefas

Resultado do rótulo de dados para a duração das tarefas

Vamos agora repetir o mesmo procedimento para as barras que estão sem preenchimento, que “ocultamos” anteriormente, mas neste caso vamos escolher a opção Extremidade Interna.

Adicionando rótulo de dados as barras "ocultas"

Adicionando rótulo de dados as barras “ocultas”

Desta forma, teremos a data do início de cada uma das tarefas, pois fica mais fácil de observar apenas verificando as datas na parte superior do gráfico.

Gráfico de Gantt finalizado

Gráfico de Gantt finalizado

A data da primeira tarefa irá sobrepor o nome da tarefa. Para corrigir basta alterar o mínimo do eixo horizontal colocando 43828 ao invés de 43830.

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Conclusão

Foi possível, neste conteúdo, aprender a como criar um Gráfico de Gantt no Excel.

Lembrando que o usuário poderá alterar qualquer uma das formatações para adequar suas necessidades. Dá para alterar a fonte, cor, entre outros pontos.

Quer saber mais ainda sobre o assunto? Então, confira o nosso curso de Excel 100% online, lá você aprende tudo não só a respeito do Gráfico de Gantt, mas de outras tarefas incontáveis.

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