Você já ouviu falar na Função CLASSIFICAR no Excel? Essa é uma das novas funções que acompanham o Office 365 e ela é poderosíssima!
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Essa função permite com que o usuário tenha como classificar automaticamente uma tabela no Excel de forma que não seja necessário inserir filtros para fazer esse tipo de classificação.
Como é uma função do Office 365 (ou Microsoft 365) o usuário não precisa escrever a função diversas vezes, escrevendo uma única vez é possível obter toda uma tabela classificada da maneira desejada.
Essa função será utilizada sempre que o usuário precisar classificar automaticamente no Excel, ou seja, quando o usuário faz uma classificação utilizando a ferramenta ou o filtro ao adicionar novos dados essa classificação não será alterada.
No entanto ao utilizar a função CLASSIFICAR, por se tratar de uma fórmula isso já ocorre de maneira automática, ou seja, não é necessário utilizar a ferramenta novamente sempre que as informações forem alteradas, adicionadas ou removidas da tabela.
Antes de iniciar é sempre importante analisar os dados que temos para que possamos saber o que esperar após a utilização da função.
Base de dados
Neste caso é possível observar que temos uma tabela com informações de vendas, então temos o nome do vendedor, a região em que ele atua, o seu cargo e por fim o valor de vendas que foram feitas.
Agora que temos conhecimento dos dados que serão tratados podemos iniciar com a utilização da função CLASSIFICAR.
Função CLASSIFICAR (argumentos)
Essa função possui 4 argumentos, onde somente o primeiro deles é obrigatório, que é a matriz que será classificada. O segundo argumento é para indicar por qual informação a tabela será classificada, neste caso o usuário irá colocar o número da coluna que irá classificar.
O terceiro argumento a ordem, para indicar se a classificação será crescente ou decrescente (ou em ordem alfabética AZ ou ZA). Por fim o quarto argumento é para indicar se a classificação será feita por coluna ou por linha, mas o padrão é por linha.
Função CLASSIFICAR preenchida
Com a função desta maneira vamos classificar em ordem crescente as informações de vendas da tabela que possui as informações nas células A2 até D19.
Resultado da função CLASSIFICAR
Com isso a função consegue preencher todas as informações, por isso esse contorno azul, porque a função está sendo despejada em todo esse intervalo com todas as informações da tabela, assim o usuário não precisa escrever diversas vezes a fórmula ou até mesmo arrastar para preencher, o Excel já faz isso de forma automática.
IMPORTANTE: É muito importante se certificar que terá espaço suficiente para baixo e para os lados sem informações para que o programa consiga preencher tudo, caso contrário o usuário irá se deparar com o erro #DESPEJAR! e com isso não terá seu resultado.
Com isso o usuário poderá fazer alguns testes e fazer diferentes classificações com essa e outras tabelas para treinar como funciona essa função.
A função analisando a tabela dessa maneira tem um pequeno problema, pois caso o usuário crie uma linha na tabela e insira um novo dado a função será atualizada normalmente, no entanto se o usuário inserir uma nova informação ao final da tabela ela será ignorada.
Isso acontece porque estamos definindo um intervalo que neste caso foi de A2 até D19, então ao escrever as informações na linha 20 a função não vai entender que tem que pegar também essas informações.
Dentro do próprio Excel temos uma maneira de corrigir isso, que é fazendo a formatação dos nossos dados como tabela, essa função se encontra na guia Página Inicial, basta selecionar as informações (incluindo cabeçalho) e selecionar a ferramenta Formatar como Tabela.
Opção para formatar dados como tabela
Com essa ferramenta o Excel torna essa tabela como um “conjunto” e consegue nomear os intervalos, por isso fica mais fácil na hora de selecionar dentro da função. Lembrando que o usuário poderá escolher qualquer tipo de tabela já pré-definida ou até mesmo criar seu próprio estilo.
Base de dados formatada como tabela
Veja que a tabela já tem filtros aplicados automaticamente e tem um limite no canto inferior direito indicando que é o fim da tabela, no entanto ao inserir novas informações o Excel automaticamente vai inseri-las dentro da tabela e já vai considerar como parte dela.
Desta forma a função vai ter como referência a tabela e não um intervalo fixo, então tudo que fizer parte da tabela será analisado pela função. Isso quer dizer que novos dados serão inseridos na função automaticamente.
Selecionando as informações da tabela após a formatação
É possível observar que agora ao selecionar as informações da tabela o Excel coloca o nome da tabela ao invés de colocar o intervalo, então tudo que estiver dentro da tabela será considerado independente da célula em que está localizado.
Nova informação inserida automaticamente no resultado da função
Então ao adicionar novos dados mesmo abaixo da tabela a função irá processar essa nova informação e já irá colocá-la na classificação da função. Neste caso temos uma classificação por nome.
Nesta aula então foi possível aprender sobre a função CLASSIFICAR que está disponível na versão mais recente do Excel, no pacote Office 365, e como essa função já é despejada automaticamente para as demais células.
Foi possível também, verificar como fazer uma atualização automática de novos dados, portanto agora resta treinar para fixar o conhecimento, seja nessa tabela que está disponível ou até mesmo em tabelas pessoais para facilitar algumas tarefas.
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