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Postado em em 27 de junho de 2019

FÓRMULAS BÁSICAS do Excel que você TEM QUE APRENDER antes do PROCV

Nessa publicação vamos ensinar as fórmulas básicas do Excel, aquelas fórmulas que você precisa aprender antes do PROCV!

Caso prefira esse conteúdo no formato de vídeo-aula, assista ao vídeo abaixo!

Para baixar a planilha utilizada nessa aula clique aqui!  

Quais são as fórmulas básicas do Excel?

São fórmulas que vão ajudar quem está iniciando agora a se familiarizar com o Excel, são fórmulas simples, mas que são úteis na construção de diversas planilhas. Vamos aprender sobre as fórmulas de média, soma, mult, maior e arred.

Vamos aprender também algumas ferramentas importantes para formatação da nossa planilha para que possamos dar um visual melhor as planilhas que serão construídas futuramente.

Quando utilizar essas funções?

Vamos utilizar essas fórmulas sempre que quisermos facilitar uma conta e uma busca, para que não seja necessário fazer todos os procedimentos de forma manual. Desta forma, podemos fazer com que o Excel facilite algumas tarefas para nós.

Vamos também utilizar algumas ferramentas quando quisermos melhorar o aspecto visual de algumas planilhas para torná-las mais apresentáveis e dando um aspecto mais profissional.

Vamos então construir/modificar nossa planilha para que fique igual a planilha abaixo, ou seja, para que tenha as fórmulas básicas e esteja formatada com o objetivo de deixar mais claras todas as informações da nossa tabela.

Planilha formatada
Planilha formatada

Como utilizar as fórmulas básicas do Excel?

Tendo como base a planilha abaixo vamos começar removendo as linhas de grade, que são as linhas que separam as linhas e as colunas do Excel.

Tirando Linhas de Grade
Tirando Linhas de Grade

Para remover as linhas de grade temos que ir até a guia Exibir e em seguida desmarcar a opção Linhas de Grade.

Opção de Linha de Grade
Opção de Linha de Grade

Feito isso, podemos observar que não mais temos as linhas de grade e nossa planilha fica mais “limpa” sem tanta informação para atrapalhar a visualização dos nossos dados.

Planilha sem linhas de grade
Planilha sem linhas de grade

Para o próximo passo vamos colocar as bordas na nossa tabela que vai da célula A1 até a célula D16. Para isso, basta selecionar todas essas células. Podemos selecionar de 3 formas diferentes. A primeira delas é clicando e arrastando com o mouse da célula A1 até a célula D16. A segunda forma é utilizando o atalho CTRL + SHIFT + SETA PARA BAIXO e em seguida CTRL + SHIFT + SETA PARA A DIREITA. E a última forma é utilizando o atalho CTRL + SHIFT + BARRA DE ESPAÇO.

Selecionando a tabela
Selecionando a tabela

Feita a seleção basta ir até a guia Página Inicial, em seguida na parte de bordas e selecionar a opção Todas as Bordas.

Colocando Borda
Colocando Borda

Após selecionar essa opção todas as células selecionadas vão ganhar bordas em todos os lados da célula.

Células com bordas
Células com bordas

O próximo passo é completarmos nossa tabela, ou seja, vamos verificar a quantidade total que temos de cada um dos produtos. Para isso, temos que multiplicar a quantidade com o valor unitário de cada produto para obtermos o total daquele produto em questão.

Para a multiplicação vamos utilizar a fórmula MULT. Como qualquer outra fórmula temos que utilizar o símbolo de = para indicarmos ao Excel que estamos escrevendo uma fórmula.

Fórmulas Básicas - MULT
Fórmulas Básicas – MULT

É possível observar que ao escrever mult o Excel sugere todas as fórmulas que contém esse texto, portanto é possível navegar com as setas para cima e para baixo e para selecionar a opção desejada basta pressionar a tecla TAB. Feito isso, o Excel irá selecionar a fórmula escolhida e irá abrir um parêntese para que o usuário possa colocar os argumentos da fórmula.

Fórmulas Básicas - MULT

Para essa fórmula os argumentos serão os números ou células a serem multiplicados. Como temos apenas dois dados a serem multiplicados vamos selecionar a célula B2, em seguida separar com ponto e vírgula (;) para que possamos ir para o próximo argumento e depois vamos selecionar a célula C2.

Fórmula MULT preenchida
Fórmula MULT preenchida

Para selecionar as células basta clicar nelas ou escrever manualmente a indicação de cada célula. Após selecionar as células, basta pressionar a tecla ENTER e teremos o resultado na célula D2.

Resultado da fórmula MULT
Resultado da fórmula MULT

Como 3×6 é igual a 18 nossa fórmula está funcionando corretamente, agora temos que fazer o mesmo procedimento para todas as outras células.

Como o Excel possui ferramentas para nos ajudar não vamos ter que escrever de um em um, até porque em uma planilha com milhares de dados isso seria quase impossível. Para atribuir nossa fórmula a todas as outras células temos duas opções. A primeira delas é clicando no quadrado verde no canto inferior da célula e arrastando ele até a célula D16, ou simplesmente dando um clique duplo nesse quadrado (só funciona quando temos uma referência de até onde vamos ir, como temos dados até a linha 16 o Excel entende que aquele é o limite).

Arrastando para baixo
Arrastando para baixo

Desta forma, não temos que escrever de um a um os dados para cada fórmula e podemos preencher toda a coluna em questão de segundos com os valores corretos da multiplicação da quantidade pelo valor unitário de cada produto.

Para continuarmos vamos incrementar a parte dos cabeçalhos da nossa tabela para indicarmos onde estão os títulos e deixá-los mais visíveis. Para isso vamos selecionar da célula A1 até D1 e em seguida vamos até a guia Página Inicial e vamos selecionar a letra N de negrito e em seguida vamos clicar no balde para aplicarmos uma cor de preenchimento (cor do fundo da célula).

Formatando o cabeçalho
Formatando o cabeçalho

Para o preenchimento podemos clicar na seta logo ao lado do balde para abrirmos as opções de cores.

Formatando o cabeçalho
Formatando o cabeçalho

Agora nosso cabeçalho já está mais evidenciado mostrando as informações que temos dentro da nossa tabela.

Vamos agora formatar as informações que temos abaixo da nossa tabela para que possamos fazer uma análise posterior sobre os dados que temos na tabela.

Para cada uma das informações vamos selecionar a célula que contém a informação e as duas células seguintes e vamos utilizar a opção Mesclar e Centralizar que também se encontra na guia Página Inicial.

Ferramenta Mesclar e Centralizar
Ferramenta Mesclar e Centralizar
Ferramenta Mesclar e Centralizar
Ferramenta Mesclar e Centralizar

Ao selecionarmos essa opção as 3 células selecionadas vão ficar mescladas, ou seja, ficarão como uma célula só e o texto que está dentro delas ficará centralizado.

Ferramenta Mesclar e Centralizar
Ferramenta Mesclar e Centralizar

Vamos repetir esse procedimento para as outras informações abaixo. Essa opção deverá ser feita uma por uma para que não ocorra a sobreposição de informações.

Feito isso, vamos agora utilizar essas fórmulas para obter informações sobre os dados que temos dentro da nossa tabela.

Iniciaremos com a fórmula SOMA, será utilizado o mesmo procedimento da fórmula MULT. Será assim para todas as fórmulas do Excel. Aberta a fórmula vamos selecionar os argumentos, que serão os dados que vamos somar. Neste caso, os dados da coluna total que serão somados, ou seja, os dados que vão da célula D2 até D16.

Fórmulas Básicas - SOMA
Fórmulas Básicas – SOMA

Após pressionar ENTER teremos a soma dos valores totais de todos os produtos dentro da nossa tabela de uma forma simples e fácil.

Fórmulas Básicas - SOMA
Fórmulas Básicas – SOMA

É possível observar que a soma de todos os totais é igual a 368, portanto não há necessidade de somar produto por produto até chegar na quantidade total. Um ponto importante é que se o usuário modificar algum valor na coluna de totais a soma irá se atualizar automaticamente.

A próxima informação que vamos preencher é a média, para obtermos o valor médio de todos os valores analisados. É importante ressaltar que como o Excel utiliza está em português é necessário colocar os acentos para encontrar as fórmulas desejadas, caso contrário o Excel não vai entender que queremos a média.

Essa fórmula vai ser utilizada da mesma forma que a fórmula SOMA, vamos escrever a fórmula e selecionar todos os dados para obtermos o resultado desejado.

Fórmulas Básicas - MÉDIA
Fórmulas Básicas – MÉDIA

Após pressionar ENTER podemos observar o valor médio dos valores selecionados na coluna de totais dos produtos.

Fórmulas Básicas - MÉDIA
Fórmulas Básicas – MÉDIA

Para conferir esses dados podemos selecionar os dados da coluna de totais e verificar no canto inferior direito do Excel algumas informações que nos são dadas como padrão.

Operações de Seleção
Operações de Seleção

Neste caso podemos ver que tanto a soma quanto a média estão corretas.

Vamos agora ver qual é o maior valor que temos dentro dos totais. Essa fórmula diferente das outras possui dois argumentos. O primeiro é a matriz que são onde vamos obter os dados que continua sendo o mesmo intervalo utilizado nas fórmulas anteriores, que vai da célula D2 até a célula D16. O segundo argumento nos permite selecionar a posição do número que queremos, ou seja, podemos obter o primeiro maior número, o segundo maior, quinto maior

Fórmulas Básicas - MAIOR
Fórmulas Básicas – MAIOR

Para verificarmos como essa mudança do segundo argumento funciona, vamos selecionar o intervalo da coluna totais e no segundo argumento vamos selecionar a célula J1.

Fórmulas Básicas - MAIOR
Fórmulas Básicas – MAIOR

Feito isso, podemos agora modificar o valor da célula J1 e obter o primeiro maior valor, segundo maior, quinto maior… e assim por diante mudando apenas o valor desta célula.

Fórmulas Básicas - MAIOR
Fórmulas Básicas – MAIOR
Fórmulas Básicas - MAIOR
Fórmulas Básicas – MAIOR

É possível observar que essa fórmula internamente vai ordenar os valores em ordem decrescente e à medida que informamos o número que queremos ela nos retorna o maior valor baseado no valor de k. Essa é uma fórmula útil para descobrir o primeiro, segundo e terceiro lugar em um conjunto de pontuações. Para isso, só seria necessário modificar o valor de k e a fórmula se manteria a mesma.

Para finalizar as nossas informações que temos abaixo da tabela vamos utilizar a fórmula ARRED que é uma fórmula de arredondamento.

Assim como a fórmula MAIOR possui dois argumentos. O primeiro é para selecionarmos o número/célula que vamos arredondar enquanto o segundo argumento é para informarmos com quantas casas decimais queremos esse arredondamento.

Fórmulas Básicas - ARRED
Fórmulas Básicas – ARRED

Neste caso, vamos arredondar o valor que obtivemos da média, pois esse valor possui diversas casas decimais. Então, vamos escolher a célula D19 e vamos colocar para que o Excel arredonde com duas casas decimais.

Fórmula ARRED
Fórmula ARRED

É possível observar que o valor agora possui apenas duas casas decimais, podemos alterar essa quantidade de acordo com a necessidade. Por exemplo, se colocarmos 0 no segundo argumento vamos obter o seguinte resultado.

Fórmula ARRED
Fórmula ARRED

Como foi colocado 0 casas decimais o número foi arredondado para 25 pela regra de arredondamento, ou seja, o valor se modifica de acordo com a quantidade de casas que são inseridas para esta ferramenta.

Para incrementar a formatação da tabela vamos modificar a formatação das colunas C e D para um formato de dinheiro, pois estamos nos referindo ao preço dos produtos. Para isso, vamos selecionar os dados nas duas colunas, em seguida vamos na guia Página Inicial e vamos clicar na seta ao lado de Geral. Feito isso, basta selecionar a opção de Moeda ou Contábil.

Formatação de Dinheiro
Formatação de Dinheiro

Ao selecionar uma das opções podemos notar que os valores de preço agora possuem a simbologia de dinheiro R$ para indicar que é o preço do produto e não somente uma quantidade como na coluna B.

Resultado da formatação
Resultado da formatação

Uma outra formatação que podemos fazer para que nossa tabela fique com um visual ainda melhor é a centralização dos dados. Basta selecionar toda a tabela e selecionar a opção Centralizar na guia Página Inicial.

Centralizando os dados
Centralizando os dados

Finalizando podemos observar que agora todos os dados estão centralizados dentro das células deixando nossos dados mais organizados dentro da tabela.

Tabela formatada
Tabela formatada

Caso queira conhecer outras fórmulas mais avançadas do Excel, acesse:
https://www.hashtagtreinamentos.com/indice-e-corresp/
https://www.hashtagtreinamentos.com/procv/



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