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Postado em em 8 de outubro de 2019

Formatação Personalizada – Como utilizar essa opção no Excel?

Nessa publicação vou te mostrar quais são as aplicações da formatação personalizada no Excel!

Caso prefira esse conteúdo no formato de vídeo-aula, assista ao vídeo abaixo!

Para baixar a planilha utilizada nessa aula clique aqui!

O que é a Formatação Personalizada?

Dentro do Excel temos algumas formatações de data, moeda, hora, número, porcentagem, entre outras. As vezes essas formatações padrões podem não ser suficientes para que possamos formatar um dado específico como um CPF por exemplo. Por esse motivo vamos utilizar a Formatação Personalizada, pois ela é uma formatação em que o usuário irá personalizar da maneira que deseja para atender sua necessidade.

 

Quando utilizar a Formatação Personalizada?

Essa formatação será utilizada sempre que o usuário precisar de um tipo de formatação que não está nas opções padrões do Excel. Seja para formatar uma data de uma forma diferente, um CPF, CNPJ, horas, entre outras opções.

 

Como utilizar essa opção?

Para acessar a opção de Formatação Personalizada basta ir até a guia Página Inicial e na parte de Número vamos selecionar a seta para abrir mais opções e selecionar a opção Mais Formatos de Número. O usuário pode também utilizar o atalho CTRL + 1 para abrir essa opção.

 

Menu para acessar a Formatação Personalizada

Menu para acessar a Formatação Personalizada

 

Feito isso será aberta uma janela de formatação com diversas opções, neste caso vamos selecionar a categoria Personalizado.

 

Janela para personalizar o formato da célula

Janela para personalizar o formato da célula

 

O Excel nos dá alguns tipos para selecionar e formatar do modo que queremos, no entanto é possível logo abaixo de tipo escrever manualmente como queremos e na parte de exemplo podemos verificar como será o resultado dessa escrita.

 

Primeiro exemplo para personalizar uma data com dia, mês e ano

Primeiro exemplo para personalizar uma data com dia, mês e ano

 

Neste caso colocamos dd/mm/aa que seria dia, mês e ano. Colocamos duas letras de cada então teremos 2 dígitos em cada uma como mostra o exemplo. Se diminuirmos uma no dia ou no mês, os dias ou os meses que começam com zero mostrarão apenas um dígito suprimindo o zero.

 

Segundo exemplo para personalizar uma data com dia, mês e ano

Segundo exemplo para personalizar uma data com dia, mês e ano

 

Para o ano não faz diferença de colocar 1 ou 2 letras e 3 ou 4 letras. Nas primeiras opções teremos sempre 2 números e nas últimas opções teremos os 4 números para que faça sentido. Já para os dias e meses a quantidade unitária faz diferença.

 

Mudança do ano com a quantidade de "a" inserido

Mudança do ano com a quantidade de “a” inserido

 

Desta forma podemos ter um maior detalhe em relação as datas podendo colocar o nome do mês abreviado ou completo e o mesmo acontece com o dia, podendo ser abreviado ou completo.

Assim que o usuário pressionar OK a formatação selecionada ficará na célula. Agora podemos modificar os formatos dos exemplos que temos abaixo.

 

Resultado da formatação de data com dia, mês e ano

Resultado da formatação de data com dia, mês e ano

 

No primeiro exemplo fizemos o que estava na coluna A, colocamos o número (que também é uma data) no formato de dia, mês e ano. Para as seguintes datas vamos utilizar o mesmo conceito para completar com as informações pedidas na coluna A.

 

Resultado das datas seguindo o que se pede na Coluna A

Resultado das datas seguindo o que se pede na Coluna A

 

Essas são algumas possibilidades de personalizar as datas, tudo vai depender de como o usuário deseja essas datas, pode ser apenas com número, nome abreviado ou nome completo. É importante ressaltar que ao modificar a data de qualquer uma dessas células a formatação vai se manter, ou seja, o que foi definido como dia/mês, mês/ano e dia da semana vão ficar com a mesma formatação, o que vai mudar é apenas a data referente ao que foi colocado.

A próxima personalização que faremos é referente a CPF e CNPJ, pois eles possuem um formato padrão que sabemos exatamente o que é assim que batemos o olho, então é importante manter o formato padrão para facilitar. É importante falar que o que vamos fazer não vai alterar o que está dentro da célula e sim a aparência dela, ou seja, o usuário não vai precisar digitar os pontos, traços ou barras.

 

Exemplo para formatação de CPF e CNPJ

Exemplo para formatação de CPF e CNPJ

 

Para o CPF vamos nas opções personalizadas e vamos colocar o tipo como 000“.”000“.”000-00 para que o Excel assuma o formato de CPF, que são 3 números separados por ponto enquanto os últimos dois são separados por um traço (este não é colocado entre aspas).

 

Resultado da formatação para o CPF

Resultado da formatação para o CPF

 

Este é o resultado para o CPF, então sempre que o usuário for colocar um CPF não será necessário colocar os pontos e traços, pois o Excel fará isso automaticamente para mostrar ao usuário. Isso quer dizer que dentro da célula vamos ter apenas os números e não os símbolos, isso facilita, pois economiza tempo e temos o padrão já definido.

Para o CNPJ temos um formato parecido que é 00″.”000″.”000″/”0000-00, então basta colocar essa escrito na parte de tipo e confirmar.

 

Resultado da formatação para o CNPJ

Resultado da formatação para o CNPJ

 

Desta forma temos o que chamamos de “máscaras” para esses números, então o usuário não terá que colocar os caracteres especiais para formatar esses dados. Isso é importante, pois pode evitar alguns erros, pode ser que alguém coloque um caractere em um local errado e possa vir atrapalhar em uma análise futura.

Caso tenha que aplicar essa formatação a uma coluna inteira ou uma seleção de dados temos duas opções, a primeira delas é selecionando toda a coluna ou todos os dados e fazendo a formatação, ou podemos formatar uma única célula e depois utilizar o Pincel de Formatação e colar a formatação nas células desejadas.

A última formatação personalizada que vamos ver é a formatação de hora ela é um pouco mais complexa, pois o usuário precisa entender como é feita a hora dentro do Excel, como ele transforma de um número para hora. Para começar temos os seguintes exemplos.

 

Exemplo para formatação de horas

Exemplo para formatação de horas

 

Se formos até a formatação personalizada e colocar para o primeiro caso hh:mm AM/PM teremos o resultado de horas (h) e minutos (m) e a representação se é AM (significa antes do meio-dia) ou PM (significa depois do meio-dia). Com essa formatação o horário só vai até 12 horas.

Para o segundo exemplo podemos colocar apenas hh:mm para obter o resultado em 24 horas, então as horas neste caso vão até 24h que seria meia-noite enquanto no caso anterior temos o máximo de 12 horas porque temos a divisão de manhã e tarde/noite.

 

Resultado da formatação de horas

Resultado da formatação de horas

 

Vamos agora entender o processo de transformação do Excel para passar de horas para números, isso é feito através de uma fórmula.

 

Fórmula utilizada para transformar horas em números dentro do Excel

Fórmula utilizada para transformar horas em números dentro do Excel

 

Onde h representam as horas e m os minutos. Então vamos converter a hora 15:36 para número como o Excel faz e vamos verificar se obtemos o resultado de 0,65 como tínhamos anteriormente.

 

Utilizando valores para verificar a funcionalidade da fórmula

Utilizando valores para verificar a funcionalidade da fórmula

 

Desta forma temos como converter uma hora em número da mesma forma que o Excel faz. Lembrando que o usuário pode fazer isso utilizando o próprio Excel, digitando um horário e depois convertendo a formatação para geral, ou o inverso, escrevendo um número entre 0 e 1 e formatando como hora.

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