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Postado em em 6 de junho de 2019

Filtro Avançado e Gravação de Macro – Filtros Automáticos

Nessa publicação vamos utilizar a ferramenta de Filtro Avançado combinada com a Gravação de Macro para automatizar as nossas filtragens.

Caso prefira esse conteúdo no formato de vídeo-aula, assista ao vídeo abaixo!

Para baixar a planilha utilizada nessa aula clique aqui!

O que é Filtro Avançado e o que são as Macros?

Filtro Avançado – É um tipo de filtro como os que são vistos nas tabelas, no entanto é possível fazer uma filtragem com mais de um filtro de uma sem ter todo o trabalho de ter que selecionar de coluna em coluna o que deseja. O usuário pode colocar todas as condições em uma única linha e fazer toda a filtragem de uma vez, ou em mais linhas se quiser mais de uma filtragem em conjunto.

Macros – São ações que podem ser gravadas a partir da gravação de Macros dentro do Excel, ou escritas através do código em VBA (Visual Basic for Application) e podem ser executadas posteriormente para repetir essa ação gravada.

Quando utilizar essas duas ferramentas?

Filtro Avançado – Será utilizado para fazer uma filtragem mais detalhada sem que o usuário tenha que utilizar filtro por filtro de cada uma das colunas e depois tenha que voltar tudo ao normal. É muito útil para extrair informações mais específicas de uma tabela mais ampla que contenha muitos dados, sem alterar a tabela principal.

Macros – As macros são utilizadas principalmente quando precisamos executar ações repetidas. Por exemplo, quando fazemos a utilização do Filtro Avançado temos sempre que selecionar a opção avançado, verificar as opções e marcar a caixa de registros exclusivos. Esse acaba sendo um processo trabalhoso caso o usuário precise sempre estar fazendo alguma filtragem, no entanto com a macro é possível gravar toda essa ação e atribuí-la a um botão. Desta forma, sempre que clicarmos nele essa ação será executada.

Como utilizar o Filtro Avançado + Macros?

Essa aula de Filtro Avançado é a continuação da aula anterior do mesmo assunto. Para acessar à aula anterior, acesse: https://www.hashtagtreinamentos.com/filtro-avancado-como-filtrar-tabela-no-excel-junto-com-validacao-de-dados-e-remover-duplicatas/

Portanto, é recomendável olhar a aula anterior para que possam se situar nessa ferramenta.

Relembrando, a função do filtro avançado é extrair informações mais específicas e detalhadas com o objetivo de facilitar a análise desses dados.

Considerando a tabela abaixo vamos analisar como ficariam os dados se filtrarmos os funcionários que são da unidade do Rio de Janeiro e que são da área de Marketing.

Tabela Principal
Tabela Principal

Após a filtragem podemos observar que temos apenas os funcionários da unidade e área selecionadas, ou seja, isso nos possibilita analisar melhor alguns dados da tabela sem a necessidade de analisar todos os dados existentes na tabela que podem até confundir a análise.

Tabela após o Filtro Avançado
Tabela após o Filtro Avançado

É possível observar que dos 149 registros que temos apenas 6 correspondem a nossa filtragem. Neste caso, seria muito trabalhoso analisar de um em um até encontrar os 6 registros que correspondem a nossa pesquisa. Portanto, essa é uma forma muito útil de criarmos um resumo gerencial dos dados a serem analisados.

Como o processo de filtrar depende de alguns passos, após algumas filtragens esse procedimento se torna chato e repetitivo, portanto, para isso vamos utilizar uma macro que faça esse trabalho repetitivo sempre que precisarmos, apertando apenas um botão. Desta forma, não teremos a necessidade de fazer toda a seleção que foi feita para a filtragem dos dados.

Para que possamos fazer isso o primeiro passo é deletar ou limpar os dados que foram filtrados para que possamos gravar uma macro que repita esse processo.

Uma das formas de limpar esses dados é selecionando todos eles, indo até a guia Página Inicial e selecionando a opção Limpar Tudo.

Limpar tudo
Limpar tudo

Feito isso, todos esses dados selecionados serão apagados e podemos começar a gravação da nossa macro.

Para que possamos gravar a macro temos que ir até a guia Exibir, selecionar a opção Macro e em seguida a opção Gravar Macro.

Gravar macro
Gravar macro

Ao selecionar essa opção uma janela será aberta para que possamos alterar o nome da macro, atribuir um atalho se necessário e adicionar uma descrição.

Janela Gravar Macro
Janela Gravar Macro

Nossa macro terá o nome de atualiza. Colocada as informações que o usuário deseja (neste caso vamos colocar apenas o nome da macro), basta pressionar OK.

Feito isso, todas as ações que forem executadas dentro do Excel serão gravadas. Portanto, vamos executar o passo a passo para a criação do filtro avançado que já foi ensinado anteriormente.

É importante lembrar que quando formos criar o filtro avançado devemos marcar duas opções importantes, que é Copiar para outro local, que será o local onde nossos dados serão colocados para que não filtre direto na nossa tabela original e a opção de Somente registros exclusivos.

Configurações Filtro Avançado
Configurações Filtro Avançado

Como as opções já estão selecionadas automaticamente por conta da planilha estar pronta, não temos que modificar esses dados. No entanto, se o usuário quiser criar do zero deverá preencher os dois retângulos em branco. Na parte de intervalo de critérios deverá selecionar os critérios (cabeçalhos e as condições de filtragem) e onde serão copiados os dados, pode ser uma única célula, que o Excel irá reconhecer que dali em diante serão colocados os dados filtrados.

Feito todo, esse procedimento podemos ir novamente a guia Exibir, selecionar a opção Macro e em seguida Parar gravação.

Parar - Gravar Macro
Parar – Gravar Macro

Feito isso, nossa macro estará criada, agora vamos a criação de um “botão” para atribuirmos nossa macro. Desta forma sempre que pressionarmos esse botão nossa macro será executada sem a necessidade de fazer todo o passo a passo do filtro avançado.

Para a criação deste botão, vamos primeiramente inserir uma forma dentro do Excel (pode ser retângulo, triângulo, círculo, imagem… qualquer coisa). Neste caso, vamos inserir um retângulo. Para isso basta ir a guia Inserir, depois em Ilustrações, Formas e por fim vamos selecionar a forma desejada.

Inserir botão
Inserir botão

Feito isso, basta clicar em algum local dentro da planilha e arrastar até ter o tamanho adequado.

Redimensionando o botão
Redimensionando o botão

Criado o “botão” vamos agora atribuir nossa macro a essa forma. Para isso basta selecionar a forma com o botão direito do mouse e selecionar a opção Atribuir macro.

Atribuir macro ao botão
Atribuir macro ao botão

Ao selecionar essa opção será aberta uma nova janela que irá mostrar as macros que temos gravadas, basta selecionar a macro que criamos e pressionar OK.

Escolher macro gravada
Escolher macro gravada

Agora temos o nosso “botão” com a nossa macro de filtro avançado criado. Para verificar se está funcionando corretamente vamos modificar a área de Marketing para Compras e clicar no botão e observar nossa tabela filtrada sendo alterada.

Tabela após Filtro Avançado
Tabela após Filtro Avançado

Temos a atualização de forma instantânea. Podemos testar também com outros dados.

Tabela após Filtro Avançado
Tabela após Filtro Avançado

Temos agora uma ferramenta que nos possibilita fazer a filtragem avançada em questão de segundos sem a necessidade de sempre ficar abrindo a função e marcando as opções necessárias para que o filtro seja criado corretamente.

Para complementar nossa macro de filtro avançado, podemos também criar outro botão com o objetivo de apagar esses dados que foram filtrados para que não apareçam essas formatações desnecessárias como na última imagem.

O procedimento para a criação do retângulo para o botão é exatamente o mesmo que foi utilizado, no entanto vamos modificar a cor dele para vermelho (utilizando a opção preenchimento da forma na guia Formatar).

Criando novo botão
Criando novo botão

Agora vamos gravar uma macro da mesma forma que fizemos para o filtro avançado, no entanto essa gravação será apagando os dados da filtragem e em seguida vamos atribuir essa macro ao nosso novo botão.

Janela Gravar Macro
Janela Gravar Macro

Iniciada a gravação vamos selecionar uma quantidade grande de linhas abaixo do cabeçalho onde temos nossos resultados para ter certeza de que todos os dados sempre serão apagados.

Selecionando as linhas
Selecionando as linhas

Feito isso, vamos utilizar o atalho CTRL – (menos) para que possamos excluir essas células e vamos selecionar a opção de Deslocar células para cima. Essa opção faz com que as células abaixo sejam deslocadas para cima a fim de preencher o que foi excluído.

Atalho CTRL -
Atalho CTRL –

Ao pressionar OK todos os dados serão excluídos e por fim vamos selecionar a célula H7 para que não tenhamos essa seleção sempre que os dados forem excluídos.

Terminando a gravação de macro
Terminando a gravação de macro

Agora na guia Exibir e, em Macros, vamos Parar Gravação. Depois, vamos clicar com o botão direito do mouse no retângulo vermelho e atribuir a nova macro que acabou de ser gravada.

Atribuir macro
Atribuir macro

Em seguida, basta selecionar a macro que vamos atribuir para o botão e pressionar OK.

Atribuindo macro
Atribuindo macro

Agora a macro foi atribuída ao botão vermelho, para testar se realmente está funcionando vamos pressionar o botão azul (que é a macro do filtro avançado) e em seguida vamos pressionar o botão vermelho.

Tabela após o Filtro Avançado
Tabela após o Filtro Avançado
Tabela do Filtro Avançado apagada
Tabela do Filtro Avançado apagada

A macro funciona perfeitamente, então agora temos um botão para filtrar os dados de acordo com os critérios que foram escolhidos e outro para apagar esses dados filtrados.

Por fim, para deixar os botões com um visual mais agradável vamos formatá-los. Para isso basta clicar com o botão direito em cima de um deles e selecionar a opção Editar texto.

Editar texto do botão
Editar texto do botão

Feito isso, podemos alterar o texto dentro do botão e, em seguida, podemos ir até a guia Página Inicial para complementar as formatações, como tamanho da letra, cor e alinhamento.

Formatando o botão
Formatando o botão

Feito isso, temos nosso botão formatado.

Botões de Filtro Avançado formatados
Botões de Filtro Avançado formatados

Para finalizar podemos repetir o mesmo procedimento para o outro botão.

Botões de Filtro Avançado formatados
Botões de Filtro Avançado formatados

Agora temos duas macros funcionais que podem ser executadas por dois botões que tem suas descrições.



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