Nessa publicação vou te ensinar alguns dos diversos tipos de controle de formulário do Excel! Mais especificamente, vamos ver Caixa de Listagem e Caixa de Combinação.
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São duas ferramentas bem interessantes para deixar a planilha com um melhor aspecto, fazendo com que o usuário possa utilizar essas ferramentas como se estivesse em um site.
Essas ferramentas são chamadas de controle de formulário no Excel, pois é possível inserir algumas delas dentro do ambiente Excel sem a necessidade de utilizar o ambiente VBA para isso.
Uma caixa de combinação é uma forma de validação de dados que permite um controle automatizado da exibição. Desse modo, possibilita criar combinações inteligentes entre os pontos da planilha para organizar a visualização das informações.
Por exemplo, se você tem um registro de alunos com as suas devidas idades, pode fazer uma combinação para selecionar um determinado aluno pelo nome e obter rapidamente a idade em uma célula.
Essa é uma forma fácil e rápida de filtrar as informações que você vai ver, inclusive. Assim, você consegue encontrar as informações com maior facilidade e até mesmo descobrir se elas estão de fato dispostas na planilha.
A caixa de combinação é uma ótima ferramenta no controle de formulário do Excel, pois permite enxergar corretamente as informações, de modo a evitar possíveis erros.
Em uma base com 10, 20 células, pode até não ser tão útil. Mas considere um arquivo com centenas e milhares de correspondências, por exemplo.
É importante conhecer também a caixa de listagem. Consiste em uma forma similar de filtragem de dados e de busca dos dados em um determinado intervalo.
Contudo, visualmente há uma diferença básica. Enquanto a caixa de combinação usa uma lógica de validação de dados (busca de dados possíveis em um dropdown), a caixa de listagem faz uma lista dos dados.
Apesar disso, a lógica de apresentação é a mesma. Ao clicar nos dados, você verá o valor correspondente.
Por exemplo, se temos um conjunto de registos de alunos. A listagem vai mostrar em uma ordem todos os alunos dispostos na planilha. Assim que o mouse clicar, você vai conseguir ver em uma célula separada o valor corresponde à idade daquele aluno.
Vamos utilizar essas duas ferramentas quando quisermos dar uma melhor visualização da planilha para um cliente ou apresentação, pois isso torna a planilha mais fácil de utilizar e a deixa com um aspecto mais profissional com uma cara de site. (Esse é outro objetivo da Hashtag Treinamentos, que é como melhorar a apresentação da planilha para que você possa impressionar, além de aprender o funcionamento do Excel).
O controle de formulário do Excel é sempre útil. Por isso, continue neste conteúdo para entender melhor.
Vamos conferir na prática como usar o controle de formulário do Excel.
O primeiro passo para utilizar essas duas ferramentas é habilitar a opção que possui essas ferramentas que é Inserir Controles. Para isso temos que ir até a guia Arquivo e em seguida em Opções.
Nesta janela que será aberta vamos selecionar a opção Barra de Ferramentas de Acesso Rápido.
Dentro dela, vamos até a parte de Escolher comandos em e selecionar a opção Guia Desenvolvedor. Por fim, vamos selecionar a opção Inserir Controles e pressionar em Adicionar.
Feito tudo isso, basta pressionar OK que teremos uma caixa de ferramentas no canto superior esquerdo do Excel. Lá teremos as ferramentas que vamos utilizar nesta aula.
Nesta opção, temos duas partes, no entanto, vamos utilizar apenas os controles de formulário, pois os controles ActiveX precisam de uma programação em VBA para serem utilizados.
Vamos começar selecionando a segunda ferramenta que é a Caixa de Combinação, feito isso basta clicar e arrastar dentro da planilha para que ela seja criada.
Repare que o tamanho dela foi ajustado para que fique do tamanho da célula ao lado de Tipo, desta forma fica algo mais visual e não difere das formatações que já temos.
Para configurarmos essa ferramenta basta clicar com o botão direito em cima dela e selecionar a opção Formatar Controle.
Feito isso teremos uma janela para a configuração desse controle.
No primeiro espaço, temos o Intervalo de entrada que é o que será mostrado ao clicarmos na seta para termos a opções à mostra (esse intervalo será da célula B2 até B8 neste caso).
Logo abaixo, temos a opção de Vínculo da célula, aqui vamos indicar uma célula para que o Excel nos dê a posição deste item que estamos selecionando. Isso irá servir para encontrarmos o valor desejado desse item selecionado.
Essa opção de vínculo serve para indicar essa posição, ou seja, essa lista que selecionamos tem 7 itens. Então se selecionarmos água, por exemplo, o Excel irá retornar na célula de vínculo o número 2, pois ele é o segundo elemento do nosso intervalo.
Ao pressionar OK, clicar fora da ferramenta e em seguida selecionar a opção de água podemos visualizar que o resultado é exatamente 2, pois essa é a posição da água na lista de 7 itens.
Feito isso, vamos conseguir fazer uma relação da seleção, da célula de vínculo com o valor de cada um dos tipos de despesas. Para isso vamos utilizar uma fórmula simples chamada ÍNDICE.
A fórmula ficará desta maneira. É bem simples. No primeiro argumento temos o intervalo dos valores de cada um dos tipos de despesas; e no segundo argumento, que é o número da linha onde vamos obter esse valor, vamos utilizar a referência da célula G2, que é exatamente onde está o vínculo da nossa ferramenta.
Então, como a água se encontra na posição 2, vamos obter o valor que se encontra também na posição, mas da coluna de valores, desta forma vamos obter o valor da água.
Agora, a medida em que o usuário seleciona um tipo o valor dele será atualizado automaticamente baseado na célula de vínculo. Para finalizar podemos ocultar a coluna G para que o número que utilizamos como vínculo não fique visível e não polua a visualização dos nossos dados. Basta clicar com o botão direito em cima da letra G e selecionar a opção Ocultar.
Feito isso, teremos a coluna H logo após a coluna F, pois ocultamos a coluna G, que deixará de ser visível, mas ainda existe e contém o nosso vínculo, portanto tudo continuará funcionando normalmente.
Agora que já aprendemos essa ferramenta vamos para a outra, que é a Caixa de Listagem. Essa ferramenta é bem parecida com a anterior, mas tem uma pequena diferença.
Vamos novamente ir até a nossa caixa de ferramentas no canto superior esquerdo do Excel e selecionar a Caixa de Listagem e inseri-la dentro da planilha.
Aqui temos a caixa já com o tamanho ajustado para ficar dentro do padrão que temos. Para formatá-lo vamos utilizar o mesmo procedimento da ferramenta anterior, clicar com o botão direito e selecionar a opção de Formatar Controle.
Veja que a janela de formatação é praticamente a mesma, então vamos selecionar os mesmos dados e vamos alterar apenas o vínculo da célula para a célula K1. Vamos também utilizar exatamente a mesma fórmula ÍNDICE para obter o valor de cada tipo de despesa.
Veja que aqui já temos uma lista a mostra sem a necessidade de pressionar a seta para mostrar todas elas, neste caso temos setas da barra de rolagem. Então a medida em que pressionamos elas as outras opções vão aparecer dentro dessa lista e poderemos selecioná-las com um clique.
O valor será atualizado com a mesma fórmula utilizada anteriormente, a única diferença será a célula de vínculo que agora é a célula K1.
Essas fórmulas de controle de formulário no Excel podem ser aplicadas em diferentes contextos. São úteis no exemplo que falamos de alunos e idades.
Podem ser úteis, portanto, em um sistema de registro de uma escola para obter uma forma fácil de visualização desses dados. Ou até mesmo para alimentar a formação de gráficos em um dashboard mais complexo.
Afinal, a caixa de combinação permite buscar os dados com um dropdown e já visualizar o gráfico correspondente, sem fazer cálculos na hora de buscar essa informação.
Outro uso pode ser no planejamento econômico, das finanças mesmo. O dropdown nesse caso é usado para selecionar dados de categorias de gastos, por exemplo, o que já exibe o valor total na célula especificada.
É sempre uma ótima forma de melhorar a visualização de dados em planilhas longas, com muitos registros. Desse modo, garante uma organização maior para auxiliar na busca por insights para tomada de decisão.
Leia também: Aprenda como agrupar no Excel para melhorar suas planilhas!
Aprender Excel é uma ótima ideia. Atualmente, um conhecimento avançado sobre a plataforma já oferece muitas oportunidades de emprego e destaque profissional. Então, é sim uma habilidade que compensa.
Conhecer ferramentas e recursos, como o controle de formulário do Excel que vimos (caixas de combinação e de listagem), ajuda bastante. Esse conhecimento enriquecedor vai permitir solucionar problemas com muito mais facilidade.
Neste conteúdo, você entendeu o controle de formulário no Excel.
Foi possível aprender duas ferramentas bem interessantes para melhorar a interação do usuário com a planilha e uma forma de mostrar melhor esses dados ao usuário sem que haja dificuldades para utilizá-los.
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Sócio fundador e especialista em Python da Hashtag Treinamentos. Criador do Método Impressionador para ensinar pessoas comuns a crescerem na carreira e se destacarem na empresa usando o Python.
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