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Postado em em 26 de julho de 2019

Atalhos no Excel – Como ficar MUITO mais rápido no Excel

Nessa publicação vamos mostrar diversos atalhos no Excel e como eles vão te deixar muito mais rápido e eficiente!

Caso prefira esse conteúdo no formato de vídeo-aula, assista ao vídeo abaixo!

Para baixar a planilha utilizada nessa aula clique aqui!

O que são Atalhos no Excel?

Os atalhos no Excel são teclas ou um conjunto delas pressionadas juntas para executar uma ação com o intuito de tornar essa ação mais rápida, ou seja, ao invés de fazer uma seleção de células utilizando o mouse, podemos fazer essa seleção de forma muito mais rápida utilizando os atalhos do teclado.

Isso é bom, pois traz uma nova maneira de utilizar algumas ferramentas, como traz também facilidade de usar certas ferramentas dentro do Excel. Então, em vez de ir em alguma guia para selecionar certa ferramenta podemos selecioná-la apenas utilizando o teclado.

Quando utilizar os Atalhos?

Vamos utilizar os atalhos sempre que quisermos utilizar uma ferramenta de forma mais rápida a fim de agilizar a atividade que está sendo feita. O Excel tem diversos atalhos que podem ser utilizados. Existe inclusive a possibilidade de navegar entre as guias e ferramentas apenas utilizando o teclado.

Como são muitos atalhos não vamos abordar todos, mas vamos comentar sobre os principais.

Como utilizar os Atalhos no Excel?

Neste exemplo temos uma planilha com alguns dados e vamos executar algumas atividades nela. Vamos fazer o mesmoutilizando os atalhos do teclado para facilitar e agilizar algumas funções importantes.

A nossa planilha inicial é esta e temos uma aba para cada um dos cargos que será preenchida ao longo da aula.

 

Tabela base

Tabela base

 

A primeira tarefa é substituirmos os cargos de temporário por estagiário. Para que possamos fazer isso precisamos selecionar todos os cargos da tabela, como não vamos utilizar o mouse, nos resta utilizar o teclado. Primeiramente vamos utilizar as setas do teclado para selecionar a célula B2, feito isso vamos pressionar CTRL + SHIFT + SETA PARA BAIXO. Com esse atalho será possível selecionar todas as linhas da nossa tabela até a última que foi preenchida.

Com esse atalho é possível ganhar bastante tempo, pois ao fazer essa seleção pelo mouse quanto mais informações mais tempo vamos gastar para selecionar tudo, e com o atalho é na mesma hora.

Feita a seleção, temos que substituir o cargo de temporário por estagiário, para isso vamos utilizar a ferramenta Substituir e, como não vamos utilizar o mouse, não precisamos nos preocupar em qual guia está essa ferramenta. Vamos apenas pressionar as teclas CTRL + L, com isso temos uma nova janela que possui duas abas, uma para localizar e outra para substituir, que é exatamente o que queremos.

Para mudar da aba Localizar para Substituir podemos utilizar o atalho CTRL + PgDn (PageDown), feito isso entraremos na aba substituir da nossa ferramenta de procura e substituição.

 

Localizar e substituir com os atalhos

Localizar e substituir com os atalhos

 

Nesta aba é que vamos colocar o texto a ser procurado e o texto que vai substituir o primeiro, depois basta selecionar a opção Substituir tudo. Desta forma vamos localizar todos os nomes Temporário dentro do intervalo selecionado e vamos substituir pelo nome Estagiário.

 

Substituição concluída

Substituição concluída

 

Essa é a mensagem que o Excel nos retorna após fazer as substituições indicando a quantidade de itens que foram substituídos.

É possível observar que agora temos um erro na tabela, pois temos a fórmula PROCV da coluna D procurando pelo nome Temporário, no entanto não temos mais esse nome. Para solucionar isso, podemos clicar na célula J5 e arrastá-la até a G5 e substituir ou apenas escrever o nome Estagiário na célula G5.

 

Erros na tabela

Erros na tabela

Substituindo por estagiário

Substituindo por estagiário

 

Ao fazer essa substituição nossa coluna D volta a ficar correta.

 

Coluna D funcionando

Coluna D funcionando

 

Para o próximo passo vamos deixar a célula A1 selecionada. Vamos utilizar o mesmo atalho que utilizamos para selecionar todos os dados da coluna, no entanto agora vamos utilizar a seta para a direita para selecionar todos os cabeçalhos. Então vamos utilizar CTRL + SHIFT + SETA PARA DIREITA para selecionar todos os cabeçalhos e em seguida vamos utilizar o atalho CTRL + SHIFT + L para aplicar a ferramenta Filtro a esses cabeçalhos.

 

Selecionando o cabeçalho com os atalhos no Excel

Selecionando o cabeçalho com os atalhos no Excel

 

Feito isso vamos fazer uma filtragem na coluna de cargos para selecionar apenas os gerentes. Para isso vamos até a célula B1 e vamos pressionar ALT + SETA PARA BAIXO, com isso vamos abrir o menu de filtro dessa coluna.

 

Atalho para abrir o filtro

Atalho para abrir o filtro

 

Agora com as setas do teclado é possível navegar entre as opções. Como queremos selecionar apenas os gerentes, vamos primeiro deixar a seleção em cima de Selecionar Tudo e vamos pressionar BARRA DE ESPAÇO, desta forma todas as marcações serão deselecionadas.

Feito isso basta descer até a opção Gerente e pressionar BARRA DE ESPAÇO novamente, com isso teremos a seleção apenas do cargo gerente que é o que queremos.

 

Utilizando atalhos nos filtros

Utilizando atalhos nos filtros

 

Agora que temos apenas a opção de gerente selecionado podemos pressionar a tecla ENTER e teremos o nosso filtro apenas para esse cargo, ou seja, só irão aparecer as informações com este cargo, as outras ficarão ocultas.

 

Tabela filtrada

Tabela filtrada

 

Podemos verificar que temos os outros dados ocultos por algumas informações, a primeira delas é que o número das linhas não está mais sequencial, ou seja, tem números que estão sendo pulados. Outra informação é que o número das linhas agora se encontra em azul e não preto que é o padrão e a última informação que identifica os dados ocultos são as duas linhas que separam as linhas, ao invés de uma temos duas, que indica que tem dados ocultos entre os dois números.

Utilizando esse procedimento de filtragem podemos agora selecionar apenas os gerentes para copiar e colar na aba indicada, no entanto vamos fazer esse procedimento apenas com o teclado.

O primeiro passo é selecionar todos esses dados, para isso vamos deixar a seleção na célula A2 que é a célula do primeiro vendedor, feito isso vamos pressionar CTRL + SHIFT + SETA PARA BAIXO e em seguida CTRL + SHIFT + SETA PARA DIREITA (a ordem pode ser trocada também). Desta forma teremos todos as informações selecionadas apenas dos gerentes.

 

Selecionando a tabela com os atalhos no excel

Selecionando a tabela com os atalhos no excel

 

Com todos os dados de gerentes selecionados podemos copiar esses dados utilizando o atalho CTRL + C. Feita a cópia vamos trocar para a próxima aba utilizando o atalho CTRL + PgDn (Page Down), depois vamos colocar a seleção na célula A2 dessa nova aba para colar os dados, no entanto vamos colar os dados apenas com valores.

Para fazer essa colagem apenas com valores vamos pressionar e soltar a tecla ALT que vai nos permitir utilizar o teclado para acessar os comandos da barra ferramentas do Excel.

 

Atalho do ALT

Atalho do ALT

 

Para o nosso caso, precisamos da opção de colar valores e ela se encontra na guia Página Inicial, então vamos pressionar a tecla C no teclado. Ao fazer isso vamos entrar nessa guia, ou seja, agora os atalhos mostrados são para as ferramentas dentro dessa guia.

 

Guia Página Inicial

Guia Página Inicial

 

Como queremos a parte de colar vamos pressionar a tecla V.

 

Opções de Colagem

Opções de Colagem

 

Por fim vamos pressionar novamente a tecla V, pois é o atalho para colar os valores.

Então resumindo, neste caso vamos utilizar a seguinte sequência ALT, C, V e V. Lembrando que temos que selecionar uma por vez (pode acontecer de alguma dessas teclas ser diferente dependendo da versão do Excel, portanto basta observar qual é a letra que é responsável por cada seleção e utilizá-la).

 

Colando valores apenas com atalhos

Colando valores apenas com atalhos

 

Ao fazer isso podemos observar que apenas a primeira linha das informações tem as formatações (que já foi colocado anteriormente), então vamos utilizá-la como modelo para passar para as outras células.

Para isso vamos selecionar toda essa linha utilizando o atalho que já vimos CTRL + SHIFT + SETA PARA DIREITA (isso tendo com base a célula A2).

Em seguida, vamos seguir o mesmo procedimento feito para colar os valores, então vamos pressionar ALT e em seguida a tecla C, que já vimos que esse atalho nos leva para a guia Página Inicial.

 

Página Inicial

Página Inicial

 

Como queremos o pincel de formatação seu atalho é duas vezes a letra i. Então vamos pressionar duas vezes. Feito isso nossas células selecionadas vão ficar da mesma forma que ficam quando estão copiadas, vão ficar com o contorno pontilhado.

Pincel de formatação com atalhos

Pincel de formatação com atalhos

 

Então o atalho final para o pincel de formatação é ALT, C, I e I (são duas letras i).

Feito isso basta utilizarmos o atalho para selecionar todos os dados que é CTRL + SHIFT + SETA PARA BAIXO. Como já temos selecionado todas as colunas basta apenas selecionar tudo para baixo. Desta forma todos os nossos dados vão ficar com a formatação adequada que está na primeira linha.

 

Tabela completamente formatada

Tabela completamente formatada

 

Agora aprendemos todos os passos para separar em cada aba os dados de cada um dos cargos utilizando somente atalhos sem utilizar o mouse para nenhuma dessas ações. Com isso, você vai poder repetir o mesmo procedimento para praticar e completar as outras abas com as informações de supervisor, vendedor e estagiário.

Portanto, pudemos observar o quanto atalhos podem agilizar os trabalhos em diversas ações, principalmente na seleção de dados, como neste caso, tínhamos várias linhas e iríamos perder muito tempo só na seleção de dados manuais.

Caso queira continuar aprendendo com a gente, acesse: https://www.hashtagtreinamentos.com/imagem-dinamica/