Nessa publicação vou te ensinar como agrupar excel. A ferramenta de agrupamentos no Excel nada mais é do que uma forma de ocultar informações de forma inteligente!
Caso prefira esse conteúdo no formato de vídeo-aula, assista ao vídeo abaixo!
Para baixar a planilha utilizada nessa aula clique aqui!
Agrupamento é uma forma, como o próprio nome já diz, de agrupar algumas informações. Isso é importante quando temos que “esconder” uma informação para diminuir a quantidade de dados que está sendo mostrada. Dentro do Excel é possível fazer isso com a ajuda de uma ferramenta chamada Agrupar.
Como já foi dito vamos utilizar essa opção quando for necessário ocultar a visualização de alguns elementos. É importante ressaltar que não vamos ocultar do modo que fazemos no Excel, clicando com o botão direito e selecionando essa opção, pois caso o usuário mande essa planilha para alguém que não tenha muito conhecimento de Excel, essa pessoa não irá conseguir reexibir esses dados de volta.
Por isso vamos utilizar a ferramenta de agrupamento para juntar alguns dados de forma eficiente e fazer com que qualquer pessoa consiga reexibir esses dados sem problema algum.
Vamos primeiramente analisar os dados que temos para verificar quais informações podemos ocultar para que o usuário ainda tenha visão dos dados mais importantes.
Tabela Inicial
Aqui temos um DRE (Demonstração do Resultado do Exercício), é um relatório de demonstração contábil. Neste caso é possível observar que temos informações em negrito e abaixo delas temos informações que estão dentro delas, ou seja, fazem parte do cálculo.
Um exemplo prático e fácil de verificar é na linha 2 que temos a Receita Operacional Bruta, e nas linhas 3 e 4 temos duas informações que estão dentro desse valor. Então para evitar o método de ocultar que o Excel disponibiliza e dificultar o acesso a essa informação vamos utilizar a ferramenta Agrupar.
Ferramenta Agrupar
Essa opção se encontra dentro da guia Dados, então vamos selecionar as linhas 3 e 4 e em seguida utilizar essa ferramenta.
Resultado da ferramenta Agrupar para as linhas 3 e 4
É possível observar que agora temos algumas informações no canto esquerdo da tabela, temos duas novas “colunas” e o símbolo de menos (que ao ser pressionado irá mostrar menos informações).
Diminuindo a visualização dos dados agrupados
Desta forma é possível ocultar de uma forma mais intuitiva e mais fácil para que o usuário possa abrir as opções que deseja ver mais informações. Os números 1 e 2, que foram criados servem para que o usuário possa fechar todos os agrupamentos ou abrir todos eles ao mesmo tempo respectivamente. Isso serve para que o usuário não precise abrir um por um, ou fechar um por um.
Todos os agrupamentos recolhidos
Aqui podemos observar que todos os agrupamentos feitos (de forma manual) estão fechados, agora se pressionarmos o número 2 todos eles serão abertos.
Todos os agrupamentos expandidos
É uma forma bem rápida e fácil de analisar todos os dados de uma vez. Outra forma que temos de fazer esse agrupamento é utilizando a opção AutoTópicos.
Ferramenta AutoTópicos
Para isso vamos desagrupar o que temos primeiro. Basta clicar no triângulo cinza ao lado da coluna A e em cima do número da linha 1, para que todas as células sejam selecionadas, em seguida basta selecionar a ferramenta Desagrupar.
Ao selecionar a opção de AutoTópicos vamos ter o seguinte resultado.
Resultado da ferramenta AutoTópicos
É possível observar que o Excel não faz todos os agrupamentos, mas já adianta bastante o serviço manual que o usuário terá que fazer. Agora basta agrupar o restante e tudo estará concluído.
Nesta aula aprendemos uma maneira fácil e eficiente de ocultar alguns dados que podem ser facilmente mostrados novamente para que os usuários consigam ver todas as informações quando necessário. Lembrando que é possível agrupar itens dentro de outro agrupamento para fazer um maior detalhamento das informações.
Para acessar outras publicações da Hashtag, clique no link: https://www.hashtagtreinamentos.com/blog
Curso de Excel no Rio de Janeiro ou em Niterói não tem nem o que pensar, nossos mais de 13.000 alunos podem atestar a qualidade e a didática de nossos cursos!
Quer aprender tudo de Excel para se tornar o destaque de qualquer empresa?
Sócio fundador e especialista em Python da Hashtag Treinamentos. Criador do Método Impressionador para ensinar pessoas comuns a crescerem na carreira e se destacarem na empresa usando o Python.
Quer sair do zero em Python e virar uma referência na sua empresa? Matricule-se agora mesmo no Python Impressionador!